Moins de «maux de tête informatiques» grâce à une solution d’un seul tenant

De nombreux cabinets de médecine de famille sont aujourd’hui confrontés aux mêmes défis que Schlieren Medical il y a un an. Ce cabinet possédait un parc informatique hétérogène monté progressivement, constitué de terminaux, d’imprimantes et de solutions de stockage dont la documentation était totalement manquante. Qui plus est, les normes de sécurité étaient insuffisantes: le pare-feu existant protégeait certes le cabinet contre les attaques extérieures, mais pas contre les virus introduits via les clés USB, les appareils de laboratoire et autres pièces jointes d’e-mails. Le système de gestion des patients reposait sur une solution client/serveur locale que le fournisseur de logiciel avait arrêté de développer. Par conséquent, il fallait effectuer des sauvegardes régulières sur des supports externes et sécuriser les serveurs contre les coupures de courant. Chaque demande de modification ou d’assistance était facturée au temps passé, à un taux horaire élevé, ce qui rendait impossible la planification des coûts. De plus, en cas d’incident, les différents prestataires se renvoyaient sans cesse la balle. La responsable du cabinet devait alors coordonner les prestataires au lieu de s’occuper de la patientèle. La situation était globalement coûteuse, peu sûre et chronophage. Cela ne pouvait plus durer, d’autant moins avec l’imminence des audits informatiques renforcés relatifs à la mise en place du dossier électronique du patient.

Les appareils ont été renouvelés et harmonisés pour tous les postes de travail. Les données sont sauvegardées exclusivement à des emplacements de stockage centralisés. La gestion des droits d’accès du personnel est centralisée et les terminaux sont actualisés en permanence en arrière-plan avec les mises à jour nécessaires. La gestion du réseau LAN et WLAN répond aux normes de sécurité les plus strictes en n’autorisant l’accès qu’aux appareils autorisés. L’isolement au sein d’un réseau distinct des appareils de laboratoire, particulièrement vulnérables, augmente la sécurité. La surveillance centralisée du réseau permet d’identifier rapidement les problèmes. La solution de gestion des différentes imprimantes garantit leur approvisionnement optimal en toners. Au centre de l’infrastructure se trouve le logiciel de gestion des patients, qui permet une gestion globale des dossiers des patients et une digitalisation des procédures importantes. Ses fonctionnalités comprennent l’enregistrement et la facturation des prestations, la prise de rendez-vous en ligne, la commande aux pharmacies, l’inscription en ligne des patientes et patients, la saisie et la transmission des valeurs de laboratoire, ainsi que l’échange automatisé et sécurisé de comptes-rendus avec d’autres prestataires de services.

En cas de problèmes techniques ou de demande d’aménagement, le service d’assistance centralisé constitue le point de contact principal. Ce dernier coordonne en arrière-plan la collaboration avec les différents partenaires. Lorsqu’une intervention à distance n’est pas suffisante, un service sur place est rapidement disponible. La seule condition préalable à la mise en place de ce «pack sérénité» est un réseau moderne et rapide conforme aux spécifications. Le câblage du cabinet a donc dû être remplacé. Comme la disponibilité de la connexion internet est critique, deux fournisseurs internet indépendants et deux technologies (fibre optique et cuivre) ont été choisis afin de parer aux perturbations du réseau de façon imperceptible pour le cabinet. Bien sûr, la disponibilité des connexions internet est surveillée en arrière-plan, avec une alerte en cas de panne et une restauration de la connexion.

La modernisation de l’infrastructure numérique a engendré des coûts à deux niveaux: il a d’abord fallu remplacer le câblage, mettre le réseau en place et installer les postes de travail. En outre, des dépenses ont été engagées pour la migration des données et la formation du personnel au nouveau logiciel de gestion des patients. Les frais courants du nouveau système TIC sont désormais calculés mensuellement par poste de travail à un prix fixe, ce qui simplifie considérablement la planification des coûts par rapport à l’ancien système.